- Poradnik interesanta
- Poradnik Interesanta - informacje
Poradnik Interesanta - informacje
Poradnik Interesanta
Sprawne załatwienie sprawy w Urzędzie wymaga posiadania pewnej wiedzy. Poprzez niniejszą broszurę chcemy przekazać Państwu podstawowe informacje na temat uprawnień w stosunku do organów administracji, a także dostarczyć wielu praktycznych wskazówek, jak postępować załatwiając różne sprawy w Urzędzie. Świadomość uprawnień posiadanych przez obywateli i umiejętność korzystania z nich powinny ograniczyć uciążliwość załatwiania spraw urzędowych, a w efekcie wpłynąć na poprawę relacji administracja - obywatel.
Podstawowym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zmianami) - w skrócie określana jako k.p.a. Zatem do niej przede wszystkim należy sięgnąć w celu pogłębienia wiedzy o zagadnieniach poruszonych w tym informatorze. Obowiązki samorządu wobec obywateli określa m.in. ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990r (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 ze zmianami).
Podstawowe prawa obywatela w urzędzie
[Prawo uzyskiwania informacji] Obywatel ma prawo żądać, żeby urzędnik szczegółowo poinformował go o wszystkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na ustalenie jego praw i obowiązków. Działania urzędu powinny zapobiegać poniesieniu przez zainteresowaną osobę szkody wynikającej z nieznajomości przepisów prawa.W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, obywatel powinien zwrócić się o wyjaśnienia do urzędnika, zajmującego się zagadnieniami, których te wątpliwości dotyczą. Jest on zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Jeżeli zapytany urzędnik nie zajmuje się daną problematyką, powinien on ustalić i wskazać osobę kompetentną do udzielenia niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Podstawa prawna: art. 9 k.p.a. [Prawo udziału w postępowaniu] Obywatel, którego praw lub obowiązków dotyczy postępowanie przed urzędem, ma prawo uczestniczenia w tym postępowaniu. W szczególności może on wypowiadać się, co do zgromadzonych w sprawie dowodów oraz zgłoszonych żądań, jeszcze przed wydaniem decyzji. Obywatel może zostać pozbawiony tego prawa jedynie w ściśle określonych sytuacjach, a mianowicie wtedy, gdy sprawę należy załatwić niezwłocznie z uwagi na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego, albo na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. Urząd musi wówczas w dokumentach sprawy zamieścić informację o przyczynie, dla której obywatel pozbawiony był prawa uczestniczenia w postępowaniu. Podstawa prawna: art. 10 k.p.a. [Inicjatywa osoby zainteresowanej] Obywatel ma prawo podejmowania działań, służących wyjaśnieniu sytuacji faktycznej i prawnej. Działania takie są korzystne dla jego interesów, ponieważ sprzyjają uzyskaniu prawidłowego rozstrzygnięcia w możliwie krótkim terminie. Aktywnie uczestnicząc w postępowaniu, ma on możliwość wyjaśnienia okoliczności, które podlegają ocenie urzędnika w trakcie załatwiania sprawy. Powinien, zatem - we własnym interesie - wykazywać inicjatywę, zwłaszcza w zakresie przedstawiania dowodów. Najbardziej pożądana z punktu widzenia obywatela jest sytuacja, gdy pomiędzy nim a urzędnikiem dochodzi do otwartej wymiany poglądów, zbliżonej do zwykłego dialogu. W sprawach skomplikowanych może to być jedyny sposób uniknięcia długotrwałych procedur odwoławczych. [Przestrzeganie dobrych obyczajów] Zawsze należy pamiętać, że bezpośrednie kontakty, a zwłaszcza trudności z załatwieniem sprawy, mogą się łączyć z pewnym napięciem, którego nie należy rozładowywać na urzędniku. Przekroczenie zasad dobrego wychowania, posługiwanie się słowami powszechnie uznanymi za obelżywe, a wreszcie akt agresji fizycznej nie powinny mieć miejsca po żadnej ze stron. Funkcjonariusz publiczny podlega szczególnej ochronie wynikającej z przepisów karnych. Można ponieść surową karę za znieważenie urzędnika. Z drugiej jednak strony, odpowiedzialność taka może być wyłączona, jeżeli określone zajście zostało przez tegoż urzędnika sprowokowane. Podstawa prawna: art. 222, 226 kodeksu karnego
Załatwianie spraw
Zgodnie z art. 14 k.p.a. sprawy w Urzędzie należy załatwiać w formie pisemnej lub dokumentu elektronicznego. [Terminy załatwienia sprawy przez urząd] Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwienia sprawy przez urząd. Poniżej wskazane są obowiązujące terminy załatwiania spraw. Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub, gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień. Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem. Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, urząd powinien rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami. Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie. Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np., jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od urzędu (np. jeżeli urząd nie może działać z powodu powodzi). Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a. [Wymagane dokumenty] Często do podania kierowanego do Urzędu należy dołączyć dodatkowe dokumenty, dlatego też przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy, jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić urzędnika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w urzędzie nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu. W urzędzie zostało utworzone Biuro Obsługi Interesanta, w którym można otrzymać formularze wniosków, a także uzyskać podstawowe informacje o sposobie ich wypełnienia oraz o wymaganych dokumentach, które należy dołączyć. Informacje na temat wymaganych dokumentów, wzory formularzy otrzymacie Państwo również na poszczególnych stanowiskach pracy oraz na stronie internetowej www.kobylnica.pl. Należy zwrócić uwagę, że przedstawiane dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd urzędnika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także urzędnika poświadczającego nieprawdę. Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną. Podstawa prawna:- art. 270, 271, 273, 275, 276 kodeksu karnego [Opłata skarbowa] Obywatel ma prawo do uzyskania informacji na temat odpłatności związanej ze złożeniem wniosku. Urzędnik powinien go także poinformować, czy złożenie wniosku łączy się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej oraz podać wysokość tej opłaty i sposób jej uiszczenia. Opłatę skarbową można uiścić w kasie w siedzibie urzędu (parter, pokój 9, czynna od poniedziałku do piątku, w godz. 7:30-14:00). Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej ciąży na osobach fizycznych, osobach prawnych i jednostkach organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, jeżeli występują o wydanie dokumentów, składają podania i załączniki do podań albo, jeżeli na ich wniosek dokonuje się czynności urzędowych lub wydaje zaświadczenia, decyzje lub zezwolenia. Szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, wysokość stawek opłaty skarbowej od poszczególnych jej przedmiotów oraz zwolnień określa tabela stanowiąca załącznik do ustawy o opłacie skarbowej (j. t. Dz. U. z 2012r., poz. 1282 z późn. zm.).
Odwołania
[Prawo składania odwołań do organu wyższego stopnia] Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez Wójta jako organ pierwszej instancji. Wójt umieszcza na decyzji informację o możliwościach odwołania się. W pouczeniu takim określa się, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższego stopnia w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Wystarczy, jeżeli wynika z niego, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Ponieważ jednak przytoczenie istotnych argumentów faktycznych i prawnych może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy przez organ odwoławczy, w niektórych, bardziej skomplikowanych sytuacjach warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata lub doradcy z organizacji społecznej zajmującej się pomocą obywatelom. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy. O wniesieniu odwołania organ administracji publicznej, który wydał decyzję, zawiadamia strony. Podstawa prawna: art. 127 i nast. k.p.a.[Zakaz orzekania na niekorzyść odwołującego się - zakaz reformationis in peius] Należy zwrócić uwagę na wyraźny zakaz wydawania przez instancję odwoławczą decyzji na niekorzyść strony odwołującej się, chyba że zaskarżona decyzja rażąco narusza prawo lub rażąco narusza interes społeczny. Wniesienie odwołania nie powinno, zatem pogorszyć sytuacji skarżącego. Podstawa prawna: art. 139 k.p.a. [Prawo zaskarżania do sądu administracyjnego] Jeżeli decyzja organu II instancji jest niezgodna z prawem, można ją zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skargę wnosi się w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie, za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi. Od wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługuje skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga kasacyjna powinna być sporządzona przez adwokata lub radcę prawnego. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia doręczenia odpisu orzeczenia z uzasadnieniem. Podstawa prawna: art. 53, 54,173, 175, 177, ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j. t. Dz. U. z 2012r., poz. 270 z późn. zm.).
Skargi i wnioski
Obywatel ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w związku z działalnością urzędu. Może je składać we własnym imieniu, a także w imieniu innych osób, jeżeli uzyska na to ich zgodę. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub słusznych interesów obywateli, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Podstawa prawna: art. 227 i następne k.p.a. Celem umożliwienia interesantom składania skarg, wniosków i listów w sposób bezpośredni, Wójt Gminy przyjmuje interesantów w każdy poniedziałek od godziny 14:00 do godziny 16:00. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez interesantów określa k.p.a. oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków interesantów.
U W A G A !
Zgodnie z treścią art.217 i 218 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz.267) organ gminy, na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie, wydaje zaświadczenie zawierające potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Zaświadczenie lub poświadczenie zameldowania wydaje się wyłącznie osobie, której dane dotyczą. Zaświadczeniem może być wydruk komputerowy lub potwierdzenie danych na przedłożonym przez stronę druku.
W myśl art. 76 i 76a w/w ustawy dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez organ gminy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Organ gminy może potwierdzić zgodność wykonanej kserokopii tego dokumentu z oryginałem dokumentu jeżeli w aktach sprawy znajduje się oryginał dokumentu. Pozostałe kserokopie dokumentu mogą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą patentowym. Zakład pracy czy instytucja, która żąda kserokopii dokumentu może we własnym zakresie potwierdzić zgodność z okazanym oryginałem.
Organ gminy nie potwierdza kserokopii dowodu osobistego. Organ gminy w dokumentach nie posiada kopii dowodu osobistego. Dowód osobisty jest dokumentem wykonanym w jednym egzemplarzu. Właściwym do stwierdzenia zgodności kopii z oryginałem jest notariusz. Notariusz poświadcza też własnoręczność podpisu.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz.85) w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu upoważniony jest wójt :
- na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji,
- na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie;
- do poświadczania pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, w celu otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego
