Zarządzenie nr 4/2021

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3, art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1.

Zarządzenie określa zasady korzystania z samochodów służbowych w Urzędzie Gminy Kobylnica, zwanym dalej "Urzędem".

§ 2.

1. Samochody służbowe w Urzędzie pozostają w dyspozycji:
   1. Wójta Gminy,
   2. Referatu - Straż Gminna,
   3. Referatów łącznie: Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Inwestycji, Budownictwa Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa,
   4. Komendanta Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Kobylnicy.
2. Do korzystania z samochodów są uprawnione wyłącznie pracownicy Urzędu Gminy i inne osoby, z którymi zawarto stosowną umowę o korzystanie z pojazdów. Wszystkie osoby uprawnione powinny posiadać imienne upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Rejestry upoważnień, o których mowa w ust. 2 prowadzi stanowisko ds. obsługi sekretariatu.
4. Projekty upoważnień przygotowuje stanowisko ds. kadr i bhp, a kopie podpisanych upoważnień przekazuje na stanowisko ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
5. Za dbałość o stan techniczny samochodów służbowych w Urzędzie, z uwzględnieniem odpowiedzialności samych użytkowników, odpowiadają osoby, którym powierzono pojazd na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego (użytkownik główny).
6. Odpowiedzialnymi za przekazanie samochodów służbowych w komórkach organizacyjnych użytkownikom głównym czynię kierownika Referatu Straż Gminna, Referatu Inwestycji oraz inspektora ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
7. Zmiana użytkownika głównego samochodu służbowego następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.
8. Wójt lub osoba przez niego upoważniona wyraża zgodę na używanie przez dysponentów wymienionych w § 2 ust. 1 samochodu służbowego do celów służbowych, a w wyjątkowych sytuacjach za zgodą Wójta lub osoby przez niego upoważnionej również do celów prywatnych, zawierając w tym zakresie stosowną umowę.
9. Za zgodą Wójta lub osoby przez niego upoważnionej samochód służbowy można parkować po godzinach pracy w miejscu zamieszkania użytkownika. Powyższa zgoda wyrażana jest w umowie lub stosownym dokumencie przechowywanym przez inspektora ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego oraz w aktach osobowych danego użytkownika na stanowisku ds. kadr i bhp.
10. Użytkownik główny w komórkach organizacyjnych jest odpowiedzialny za udostępnienie pojazdu innym użytkownikom, posiadającym imienne upoważnienia.

§ 3.

1. Każdy użytkownik ma obowiązek przestrzegania przepisów prawa o ruchu drogowym oraz zasad poruszania się pojazdów samochodowych w ruchu lądowym.
2. Każdy użytkownik zobowiązany jest do korzystania z samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem, wypełniania zaleceń producenta zawartych w instrukcji obsługi, dbałości o jego stan techniczny, prawidłową eksploatację, czystość i estetykę powierzonego samochodu służbowego. Użytkownik główny zobowiązany jest do prowadzenia nadzoru w zakresie obowiązkowych przeglądów technicznych oraz do bieżącej kontroli: poziomu płynów technicznych, zużycia części eksploatacyjnych.
3. Samochody służbowe obsługiwane są przez stacje obsługi technicznej, których wykaz znajduje się u inspektor ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
4. W sytuacjach awaryjnych, gdy nie można skorzystać z wyznaczonych stacji obsługi, dopuszcza się możliwość skorzystania z usług pomocy drogowej lub położonych najbliżej miejsca awarii, stacji obsług technicznej. Dopuszcza się także możliwość doraźnego zakupu paliwa, płynów eksploatacyjnych oraz skorzystania z usług myjni samochodowych.
5. Wydatki powstałe w sytuacjach określonych w ust. 4, wymagają pisemnego uzasadnienia dołączonego do faktury.
6. W przypadku kolizji, wypadku lub innego zdarzenia powodującego uszkodzenie samochodu służbowego Użytkownik zobowiązany jest postępować zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym i zaleceniami ubezpieczyciela pojazdu oraz bezzwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego o zaistniałej sytuacji, który jest zobowiązany sporządzić notatkę służbową na wyżej wymienioną okoliczność.
7. W przypadku kolizji, wypadku lub innego zdarzenia powodującego uszkodzenie samochodu służbowego Użytkownik zobowiązany jest sporządzić z zaistniałej sytuacji pisemne wyjaśnienie i przedłożyć je inspektorowi ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
8. Za zawinione szkody podczas użytkowania pojazdu służbowego, powstałe w wyniku niewłaściwej eksploatacji lub zdarzenia drogowego (wypadku, kolizji) pojazdu służbowego odpowiada materialnie pracownik, który przyczynił się do powstania szkody zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. W przypadku zatrzymania lub czasowej utraty prawa jazdy przez Użytkownika, zobowiązany jest on do niezwłocznego pozostawienia samochodu służbowego do dyspozycji inspektor ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego i powiadomienia bezpośredniego przełożonego.
10. Użytkownik główny przejmuje i przekazuje samochód służbowy wyłącznie protokołem zdawczo-odbiorczym.
11. Do pełna zbiornik pojazdu użytkownik główny zobowiązany jest zatankować w ostatni dzień każdego miesiąca.

§ 4.

1. Rozliczenie samochodów służbowych z miesięcznego zużycia paliwa następuje w oparciu o faktyczne zużycie.
2. Do codziennego ewidencjonowania przebiegu kilometrów, zużycia paliwa, tankowania paliwa, zrealizowanych dyspozycji wyjazdu z czasem ich trwania, stosuje się karty drogowe prowadzone przez użytkowników głównych, których wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.
3. Karty drogowe, są drukami ścisłego zarachowania i pobierane są przez użytkowników pojazdu po uprzednim wpisie do rejestru druków ścisłego zarachowania.
4. Wypełnione karty drogowe użytkownik przekazuje na bieżąco do kontroli inspektorowi ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego, który zachowuje je do czasu archiwizowania.
5. Wszyscy użytkownicy uczestniczą w prowadzeniu kart drogowych, podając użytkownikowi głównemu informację o ilości przejechanych kilometrów po zakończeniu użytkowania 
   w danym dniu.
6. W przypadku nieobecności użytkownika głównego w pracy stanowisko ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego dokonuje czasowego przekazania pojazdu innemu użytkownikowi, czyniąc go odpowiedzialnym za zadania użytkownika głównego wynikające z niniejszego zarządzenia.

§ 5.

1. Poza wypadkami wskazanymi w niniejszym zarządzeniu uprawnienie do użytkowania samochodu służbowego nie może być przekazywane innej osobie.
2. Dopuszcza się możliwość czasowego kierowania samochodem służbowym przez pracownika nie będącego użytkownikiem w przypadku zaistnienia okoliczności, na które użytkownik nie ma wpływu, a osoba taka jest jedyną osobą mogącą zapewnić bezpieczne doprowadzenie samochodu do miejsca parkowania lub do siedziby Urzędu.
3. W przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania zakazu udostępniania samochodu służbowego osobom trzecim, przewożenia osób nieuprawnionych lub naruszania zasad określonych zarządzeniem, stosowane będą kary przewidziane w kodeksie pracy.

§ 6.

Zarządzenie powierza się do wykonania stanowisku ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 stycznia 2021 r.