Zarządzenie nr 222/2020

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. z 2020 r., poz. 713) zarządza się, co następuje:

§1

Powołuje się Zespół do wdrożenia czynności kancelaryjnych w systemie EZD w Urzędzie Gminy Kobylnica, w składzie:

§2

1. Do zadań Zespołu należy przeprowadzenie prac pozwalających na przygotowanie do wdrożenia systemu EZD w Urzędzie Gminy Kobylnica jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności:
   1. weryfikacja obowiązujących zarządzeń i decyzji Wójta Gminy Kobylnica pod kątem ich zgodności z założeniami EZD, a także przedstawienie propozycji zmian ich treści w wypadku wystąpienia takiej konieczności;
   2. opracowanie projektów niezbędnych dokumentów ramowych i procedur dotyczących funkcjonowania systemu EZD, a w szczególności:
      1. projekty procedur: obiegu dokumentów i spraw, schematów działań i czynności w systemie EZD,
      2. projekt procedury testowania skuteczności i prawidłowości wdrożenia,
      3. projekty niezbędnych rejestrów i opisy dobrych praktyk;
   3. organizowanie wsparcia merytorycznego dla pracowników Urzędu Gminy Kobylnica;
   4. opracowanie ramowej dokumentacji szkoleniowej dla pracowników Urzędu Gminy Kobylnica;
   5. wsparcie merytoryczne pracowników Urzędu Gminy Kobylnica w zakresie przygotowania programu szkolenia e-learningowego dla użytkowników systemu EZD;
   6. opracowanie zasad testowania systemu EZD oraz dobór i rekomendowanie poszczególnych modeli sprzętu i oprogramowania wykorzystywanego w systemie EZD;
   7. podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw we współpracy z komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za sprawy organizacji i informatyki w Urzędzie Gminy Kobylnica.

§3

1. Przewodniczący zespołu:
   1. przydziela zadania i rozlicza z jego realizacji członków Zespołu;
   2. odpowiada za organizację pracy Zespołu;
   3. organizuje spotkania robocze związane z realizacją zadań Zespołu;
   4. włącza do prac Zespołu, w charakterze doradców i konsultantów, innych ekspertów oraz pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Kobylnica za zgodą kierowników tych jednostek;
   5. składa bieżące sprawozdania z postępu prac Zespołu na każde żądanie Wójta Gminy Kobylnica
   6. składa Wójtowi Gminy Kobylnica sprawozdanie końcowe z prac Zespołu.
2. Do zadań Zastępcy Przewodniczącego zespołu należy:
   1. zastępowanie Przewodniczącego zespołu;
   2. koordynowanie pracy punktów kancelaryjnych i składów chronologicznych.
3. Do zadań koordynatorów ds. systemu EZD należy:
   1. udzielanie wsparcia Zespołowi w zakresie opracowania dokumentacji wdrożeniowej, w tym w szczególności wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych;
   2. zarządzanie użytkownikami w aplikacji EZD w zakresie ustalonym przez Zespół;
   3. ustalenie procesów i powiązań przepływu informacji w systemie EZD i jego bieżące monitorowanie;
   4. udział w testach nowych modułów i funkcjonalności EZD przed ich wdrożeniem;
   5. bieżący nadzór nad prawidłową obsługą systemu na poziomie komórki organizacyjnej;
   6. informowanie o nieprawidłowościach dotyczących funkcjonowania systemu EZD;
   7. zgłaszanie potrzeb wdrożenia nowych modułów i funkcjonalności systemu EZD;
   8. współpraca z Zespołem w zakresie rozwoju systemu EZD.

§4

Termin zakończenia prac Zespołu ustala się na 31 grudnia 2021 roku.

§5

Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Wójta Gminy.

§6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.