Stanowisko ds. obsługi sekretariatu Burmistrza

Agnieszka Walawicz

a.walawicz@kobylnica.eu

1. Prowadzenie sekretariatu Burmistrza, w tym kalendarza spotkań.
2. Prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza oraz rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień.
3. Przechowywanie dokumentów prawnych dot. organizacji Urzędu (Statut Gminy, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin wynagradzania itp.).
4. Ewidencjonowanie książki kontroli zewnętrznych i protokołów kontroli.
5. Obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie ciągłości łączności telefonicznej, w tym nadzór nad usługami telekomunikacyjnymi.
6. Obsługa wyjazdów służbowych i delegacji kadry kierowniczej.
7. Udzielanie informacji interesantom w zakresie sposobu załatwiania spraw w urzędzie oraz kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.
8. Organizacja spotkań, narad i konferencji oraz administrowanie salą narad.
9. Zamawianie prasy, wydawnictw książkowych specjalistycznych i fachowych w celach służbowych.
10. Zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci i ich likwidacja.
11. Nadzór nad oflagowaniem budynku Urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości.
12. Przygotowywanie corocznego zamówienia do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę artykułów biurowych oraz zaopatrywanie pracowników w materiały piśmiennicze i kancelaryjne.
13. Prowadzenie dokumentacji w sprawie członkostwa w stowarzyszeniach.
14. Nadzór nad dokumentacją elektroniczną przesyłaną za pomocą skrzynki elektronicznej Urzędu.
15. Koordynowanie działań w zakresie współpracy Burmistrza z Referatami i jednostkami organizacyjnymi Gminy.